Zmluva o spracúvaní osobných údajov

Platné od 26. 10. 2026.

Táto zmluva je súčasťou obchodných podmienok a upravuje, ako FyzioDesk spracúva osobné údaje klientov pracoviska podľa čl. 28 nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR). Vychádza zo štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie (vykonávacie rozhodnutie 2021/915).

1. Zmluvné strany

Prevádzkovateľ — pracovisko (klinika, ambulancia, samostatný terapeut), ktoré si objednalo službu FyzioDesk. Údaje pracoviska sú uvedené v aplikácii v Nastaveniach.

Sprostredkovateľ — Fellow Bytes s.r.o., Na Hôrke 54/40, 949 11 Nitra, IČO 55274307, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Nitra, oddiel Sro, vložka 59691/N. Kontakt pre ochranu osobných údajov: info@fyziodesk.sk.

Zmluva vzniká prijatím v aplikácii správcom pracoviska alebo podpisom písomnej verzie a trvá, kým pracovisko používa FyzioDesk. Písomne podpísanú verziu pošleme na požiadanie.

2. Predmet a účel

Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje len na to, aby pracovisku poskytoval službu FyzioDesk podľa obchodných podmienok: kalendár a objednávanie, kartotéku a zdravotnú dokumentáciu, cvičebné plány, komunikáciu s klientmi, doklady, klientsky portál a funkcie, ktoré pracovisko zapne. Rozsah spracúvania popisuje príloha 1.

3. Povinnosti prevádzkovateľa

• Zodpovedá za zákonnosť spracúvania vrátane právneho základu, informovania klientov podľa čl. 13 GDPR a vedenia zdravotnej dokumentácie podľa zákona č. 576/2004 Z. z.
• Do služby vkladá len údaje, ktoré na svoj účel potrebuje.
• Rozhoduje, komu v tíme pridelí prístup a s akými právami, a zapína voliteľné funkcie a integrácie.

4. Povinnosti sprostredkovateľa

Sprostredkovateľ:

1. spracúva osobné údaje len na zdokumentovaný pokyn prevádzkovateľa. Pokynom je táto zmluva, obchodné podmienky a nastavenia, ktoré pracovisko urobí v aplikácii. Ak by pokyn podľa neho porušoval právo, bez zbytočného odkladu na to upozorní;
2. nepoužíva údaje na vlastné účely, nepredáva ich, nepoužíva ich na reklamu ani na trénovanie modelov umelej inteligencie;
3. zaväzuje osoby, ktoré majú k údajom prístup, mlčanlivosťou, ktorá trvá aj po skončení ich práce pre sprostredkovateľa;
4. prijíma bezpečnostné opatrenia podľa čl. 32 GDPR popísané v prílohe 2;
5. nevstupuje do údajov klientov bez pokynu. Pri podpore vidí správca služby údaje klientov len anonymizované;
6. pomáha prevádzkovateľovi vybavovať žiadosti klientov o uplatnenie práv (prístup, oprava, prenosnosť, obmedzenie, výmaz), najmä funkciami aplikácie: úpravou údajov, exportom a anonymizáciou;
7. pomáha prevádzkovateľovi s bezpečnosťou, s hlásením porušenia ochrany údajov a s posúdením vplyvu (čl. 32 až 36 GDPR) v rozsahu informácií, ktoré má k dispozícii;
8. poskytne prevádzkovateľovi informácie potrebné na preukázanie plnenia povinností podľa čl. 28 GDPR a umožní audit podľa článku 9.

5. Ďalší sprostredkovatelia

• Prevádzkovateľ udeľuje všeobecný súhlas so zapojením ďalších sprostredkovateľov. Aktuálny zoznam je v prílohe 3.
• Zámer pridať alebo vymeniť ďalšieho sprostredkovateľa oznámime e-mailom správcovi pracoviska **aspoň 30 dní vopred**. Pracovisko môže v tejto lehote namietať; ak sa nedohodneme, môže zmluvu ukončiť bez sankcie.
• S každým ďalším sprostredkovateľom máme zmluvu s rovnakými povinnosťami ochrany údajov, ako ukladá táto zmluva. Za jeho plnenie zodpovedáme prevádzkovateľovi.

6. Prenos mimo Európskej únie

Údaje klientov uchovávame v EÚ (Frankfurt, Nemecko). Mimo EÚ odchádzajú len pri funkciách, ktoré pracovisko výslovne zapne, a len na základe rozhodnutia o primeranosti (rámec ochrany údajov EÚ – USA) alebo štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie. Ktoré funkcie to sú, uvádza príloha 3.

7. Porušenie ochrany osobných údajov

• O porušení ochrany údajov klientov pracoviska informujeme správcu pracoviska **bez zbytočného odkladu, najneskôr do 48 hodín** od zistenia.
• Uvedieme, čo sa stalo, ktorých údajov a približne koľkých klientov sa to týka, aké sú pravdepodobné následky a aké opatrenia sme prijali alebo navrhujeme. Čo zatiaľ nevieme, doplníme hneď, ako to zistíme.
• Ohlásenie úradu a klientom robí prevádzkovateľ; pripravíme mu k tomu podklady.

8. Skončenie zmluvy, vrátenie a výmaz

• Pracovisko si môže údaje kedykoľvek exportovať (Nastavenia → Prenos dát). Upozorňujeme, že zdravotnú dokumentáciu musí pracovisko uchovávať podľa zákona aj po skončení služby (na Slovensku 20 rokov od poslednej starostlivosti) — pred odchodom si ju preto stiahnite.
• Po skončení zmluvy údaje na požiadanie vydáme a do 90 dní ich vymažeme, vrátane záloh po uplynutí ich obdobia uchovávania. Pred výmazom pošleme správcovi pracoviska upozornenie.
• Údaje, ktoré musíme uchovávať podľa zákona my (napr. účtovné doklady k predplatnému), uchováme len na to určené obdobie.

9. Audit a kontrola

Prevádzkovateľ môže overiť plnenie tejto zmluvy, najmä dotazníkom alebo požiadavkou o dokumentáciu bezpečnostných opatrení. Kontrolu na mieste dohodneme s primeraným predstihom, najviac raz ročne, a tak, aby neohrozila údaje iných pracovísk; náklady nesie strana, ktorá ju žiada, ak kontrola neodhalí podstatné porušenie.

10. Záverečné ustanovenia

• Ak sa táto zmluva a obchodné podmienky v otázke ochrany osobných údajov líšia, prednosť má táto zmluva.
• Zmeny oznámime správcovi pracoviska e-mailom aspoň 30 dní pred účinnosťou. Zmena, ktorú vyžaduje zákon alebo rozhodnutie úradu, môže nadobudnúť účinnosť skôr.
• Zmluva sa riadi právom Slovenskej republiky.

Príloha 1 — Opis spracúvania

Príloha 2 — Bezpečnostné opatrenia

• Oddelenie pracovísk — údaje každého pracoviska sú oddelené priamo v databáze (row-level security); aplikácia sa k databáze pripája účtom, ktorý toto oddelenie nemôže obísť.
• Prístup podľa rolí — správca, fyzioterapeut, recepcia, tréner a klient majú rôzne oprávnenia; fyzioterapeut predvolene vidí len klientov s termínmi na klinikách, kam je zaradený.
• Prihlásenie — heslá uložené ako hash (argon2id), dvojfaktorové prihlásenie pre každého používateľa, krátkodobé prístupové tokeny, upozornenie na prihlásenie z nového zariadenia, obmedzenie počtu pokusov.
• Šifrovaný prenos — všetka komunikácia cez HTTPS. Prístupové údaje k integráciám sú v databáze šifrované (AES-256-GCM).
• Dokumentácia sa neprepisuje — oprava záznamu z terapie vytvorí novú verziu, pôvodný záznam ostáva.
• Auditný záznam — prihlásenia, exporty, anonymizácia, použitie AI a ďalšie dôležité úkony sa zapisujú.
• Prístup správcu služby — pri podpore sa údaje klientov zobrazujú anonymizované a export ani anonymizácia nie sú dostupné.
• Zálohy — databáza aj súbory sa zálohujú každú noc, záloha sa overuje a uchováva 14 dní.
• AI — predvolene vypnutá; pred odoslaním sa z textu odstraňujú mená, kontakty, rodné čísla a ďalšie identifikačné údaje; fotky ani prílohy sa neposielajú.
• Aktualizácie — závislosti a serverový softvér aktualizujeme priebežne; pred každým vydaním sa robí záloha.

Príloha 3 — Ďalší sprostredkovatelia

Integrácie, ktoré pracovisko zapína samo. Pri nich údaje odchádzajú k službe, ktorú si pracovisko vybralo a s ktorou má vlastnú zmluvu; nie sú to naši ďalší sprostredkovatelia:

• vlastný e-mailový server (SMTP) pracoviska,
• synchronizácia s Google Kalendárom — podľa nastavenia buď len obsadený čas, alebo aj meno klienta a služba,
• platobné brány pracoviska (Stripe, GoPay, Besteron),
• AI asistenti pripojení cez API kľúč alebo konektor (napr. Claude) — dostanú len údaje, ku ktorým im pracovisko dá oprávnenie; záznamy z terapie, fotky, prílohy a súhlasy sú vylúčené vždy.